La réponse courte
Elle répond, en français comme en anglais, à toute heure
Une réceptionniste virtuelle répond automatiquement à vos appels, 24 heures sur 24, en français et en anglais. Pour une PME montréalaise, AlmaTalk commence à 97,97 $ par mois pour 150 minutes de conversation répondue, facturé à la seconde. Elle prend les rendez-vous dans votre agenda et répond à plusieurs appels en même temps.
Le coût réel
Ce que coûte vraiment une réceptionniste bilingue
Demandez à un propriétaire de PME ce que coûte une réceptionniste : on vous répondra par un taux horaire. Demandez ce que coûte le téléphone, et vous obtiendrez un haussement d'épaules.
Une réceptionniste réellement bilingue est une embauche qualifiée (une aisance professionnelle dans les deux langues, pas un français scolaire), et elle se paie en conséquence. Ajoutez ensuite ce que le salaire ne comprend pas : RRQ, RQAP, assurance-emploi, CNESST, congés fériés, vacances, absences, et le recrutement quand la personne part.
Couverture
Le vrai coût, c'est la couverture
Un poste à temps plein, c'est environ 40 heures. Une semaine en compte 168. Si vous voulez que le téléphone soit répondu chaque fois qu'il sonne (le soir, la fin de semaine, la semaine de vacances en juillet), vous n'achetez pas un salaire. Vous achetez 4,2 postes à temps plein pour un seul siège. Ce n'est pas une figure de style : c'est 168 divisé par 40.
| Option | Coût | Soirs et fins de semaine ? | Deux appels à la fois ? |
|---|---|---|---|
| Une personne à la réception | Salaire + charges, par personne | Seulement avec 4,2 postes | Non |
| Service de réponse traditionnel | Forfait de base + à la minute, arrondi | Souvent, à tarif majoré | Parfois, en payant plus |
| Boîte vocale | Rien | Techniquement | Non, et la plupart raccrochent |
| AlmaTalk | Dès 97,97 $/mois, à la seconde | Oui, au même tarif | Oui |
Simultané
Deux appels en même temps
Une personne répond à un appel à la fois. Tous les autres entendent la sonnerie.
Un mardi ordinaire, c'est invisible. Le lendemain d'une tempête, quand cinq personnes appellent votre entreprise en dix minutes, quatre ne joignent personne, et ce sont précisément les appels qui valent le plus cher.
Le chiffre
80 secondes : le chiffre qui devrait décider de votre soumission
Sur 2 639 appels d'affaires répondus et mesurés sur 90 jours, la durée moyenne était de 80 secondes. La plupart des gens estiment de trois à cinq minutes.
Cela change la lecture d'une soumission : un fournisseur qui facture à la minute entière compte un appel de 80 secondes comme deux. Une prime de 50 % sur l'appel le plus fréquent de votre entreprise, uniquement par arrondissement. La facturation à la seconde l'élimine.
Vie privée
La question de la Loi 25
Tout système qui répond à votre téléphone traite des renseignements personnels : noms, numéros, parfois des détails de santé ou financiers confiés par un appelant qui croit parler à votre entreprise. Avant de signer, posez trois questions à tout fournisseur :
Où sont hébergées les données ?
« Dans le nuage » n'est pas une réponse. Demandez la région. Chez nous : les enregistrements d'appels sont hébergés au Canada (ca-central-1).
Combien de temps sont-elles conservées, et pouvez-vous le paramétrer ?
Une durée de conservation que vous ne pouvez pas changer n'est pas une politique, c'est un défaut de fabrication.
Qui peut y accéder, et existe-t-il un journal d'audit ?
Un fournisseur sérieux répond aux trois sans hésiter.
À l'essai
Comment la tester en cinq minutes
Appelez à 21 h.
C'est tout l'intérêt.
Interrompez-la.
Les vrais appelants parlent par-dessus.
Changez d'idée en plein rendez-vous.
« Finalement, jeudi serait mieux. »
Changez de langue en pleine phrase.
Si elle vous oblige à recommencer, elle n'est pas bilingue.
Posez une question dont elle ne connaît pas la réponse
et voyez si elle invente ou prend un message.
Questions
Questions fréquentes
Combien coûte une réceptionniste virtuelle à Montréal ?
Répond-elle vraiment en français québécois ?
Peut-elle prendre des rendez-vous dans mon agenda ?
Que se passe-t-il si deux personnes appellent en même temps ?
Où sont hébergées les données d'appel ?
Entendez-la répondre avant de décider quoi que ce soit
Composez le numéro ci-dessous : c'est le produit lui-même qui décroche. Interrompez-le, changez d'idée, changez de langue. Aucun formulaire, aucun vendeur.
Réponse 24/7 en français et en anglais, facturée à la seconde.