Le premier appel décide du mandat. Quelqu’un avec une date de signature appelle trois études dans un après-midi et donne le mandat à la première qui répond correctement.
Le problème
Ce que coûte un appel manqué dans une étude
Une étude ne perd pas des appels comme un commerce perd des appels. Elle perd un dossier au complet, et elle ne saura jamais lequel.
Vous êtes en signature. L’heure où l’étude est la plus productive est exactement l’heure où personne ne peut décrocher.
L’ouverture de dossier est longue et structurée. Les parties, l’immeuble, les dates, le délai, la référence. Mal faite au téléphone, elle se refait au premier rendez-vous.
Les documents arrivent de partout. Une pièce jointe sur un courriel personnel, une photo par texto, une page apportée sur papier. Après, il faut les retrouver.
Le client est en français et le dossier est bilingue. Au Québec, ce n’est pas un cas d’exception, c’est la majorité de la journée.
Les délais ne respectent pas les heures d’ouverture. L’appel le plus important est souvent celui du dimanche soir.
Comment ça marche
Comment Alma répond à un appel de l’étude
Elle est faite pour être réceptionniste dans un bureau professionnel, ce qui veut surtout dire savoir où s’arrête son rôle.
Elle répond dans la langue de la personne, en français du Québec ou en anglais, le jour comme la nuit, et elle prend le deuxième et le troisième appel en même temps au lieu de les laisser sonner.
Elle dit seulement ce que l’étude a mis par écrit. Les heures, l’adresse, les types de dossiers que vous traitez, le déroulement d’une première rencontre, ce que le client doit apporter. Elle n’improvise pas autour d’une question dont on ne lui a pas donné la réponse.
Elle prend l’ouverture de dossier dans l’ordre : nom et coordonnées, type de dossier, parties, immeuble ou délai, puis elle fixe le rendez-vous à l’agenda et rédige le compte rendu complet pour l’étude.
Elle ne donne pas d’avis juridique et elle ne se fait pas passer pour une notaire. Elle se présente comme l’assistante de l’étude. Tout ce qui demande un jugement professionnel est transféré à la personne que vous désignez ou consigné en message détaillé. Prendre un bon message est l’objectif, pas un plan B.
La chaîne
Après l’appel : ouverture de dossier et demande de documents
La chaîne après l’appel
Pour une étude, l’appel n’est que la porte d’entrée. Ce qui fait vraiment avancer un dossier, c’est ce qui se passe dans les vingt minutes après que le client a raccroché, et c’est exactement la partie qu’AlmaTalk prend en charge.
1. L’ouverture de dossier devient un écrit, pas une page de notes. Qui a appelé, quel type de dossier, les parties, les dates et le délai, classés au dossier du client plutôt que dans le calepin d’une seule personne.
2. Les noms sont recueillis pour votre vérification de conflits. L’étude fait sa propre vérification, comme elle le doit, mais elle la fait sur une liste complète de parties prise dès le premier appel plutôt que sur des souvenirs.
3. La demande de documents part par texto ou par courriel, avec un lien sécurisé. Le client téléverse l’acte, les pièces d’identité, l’état de compte, les papiers d’hypothèque, à partir de son téléphone, sans créer de compte.
4. Le document se classe au dossier du client. Le stockage sécurisé de documents fait partie de la plateforme et sert tous les jours, donc la pièce est là où est le dossier, pas dans la boîte de courriel de quelqu’un.
5. Le rendez-vous est fixé et rappelé. La signature entre à l’agenda pendant l’appel, la confirmation part tout de suite, et le rappel part avant la date pour que personne ne se présente sans ses papiers.
Après l’appel
Le reste du front office
La réceptionniste, c’est la partie que vous entendez. En dessous, AlmaTalk fait rouler le reste du front office : des milliers d’appels répondus, des centaines de rendez-vous pris, et les textos, courriels, documents et factures qui viennent après.
Les textos et les courriels aussi. La même assistante envoie et reçoit les textos et les courriels de l’entreprise, donc la personne qui préfère écrire obtient la même réponse.
Rendez-vous et agendas. Les réservations entrent dans Google Agenda, Outlook ou Calendrier Apple pendant l’appel, et la confirmation comme le rappel partent tout seuls.
Dossiers clients sécurisés. Vous demandez un document, le client le téléverse par lien sécurisé, et il se classe dans son dossier au lieu de dormir dans une boîte de courriel.
Messagerie d’équipe. Votre monde se parle au même endroit que les comptes rendus d’appels, donc le relais ne se fait pas dans trois applications différentes.
Facturation et paiement en ligne. Envoyez la facture et encaissez en ligne, à partir du même dossier client.
Visioconférence avec notes IA. Pour les conversations qui demandent un visage, avec les notes rédigées pour vous.
Questions
Questions fréquentes
Est-ce qu’une étude de notaires s’en sert vraiment ?
Oui. Une étude de notaires de Montréal est le déploiement le plus ancien d’AlmaTalk et s’en sert tous les jours ouvrables. Nous ne nommons pas nos clients sur notre site, et nous ne nommerions pas le vôtre non plus.
Est-ce qu’elle donne des avis juridiques ?
Non. Elle répond à partir de ce que l’étude a mis par écrit et elle transfère ou prend un message pour tout le reste. Elle se présente comme l’assistante de l’étude, jamais comme une notaire.
Peut-elle faire la vérification de conflits ?
Elle ne la fait pas, et elle ne devrait pas la faire. Elle recueille la liste complète des parties dès le premier appel et la classe, pour que l’étude fasse sa propre vérification sur de l’information complète avant la première rencontre.
Comment les clients nous envoient-ils leurs documents ?
L’étude envoie une demande sécurisée par texto ou par courriel, le client téléverse à partir de son téléphone par lien sécurisé, et la pièce se classe à son dossier. Le stockage sécurisé de documents fait partie de la plateforme et sert tous les jours.
Est-ce que le français est vraiment au même niveau que l’anglais ?
Oui, en français du Québec, avec changement de langue en plein appel. Le français n’est pas une option ajoutée après coup : c’est la langue dans laquelle se fait une bonne partie des ouvertures de dossier, et les confirmations, rappels et demandes de documents partent dans la langue de l’appel.
Et pour un appel qui porte sur quelque chose de confidentiel ?
L’appel est enregistré, le résumé est rédigé et classé au dossier du client, et votre équipe décide qui y a accès. Les enregistrements d’appels sont conservés au Canada, dans la région ca-central-1.
Peut-elle inscrire la signature à notre agenda ?
Oui. Elle réserve pendant l’appel dans Google Agenda, Outlook ou Calendrier Apple, en vérifiant ce qui est déjà là, et elle envoie la confirmation et le rappel toute seule.
Comment l’essayer ?
Composez le 1-888-775-9770 et ouvrez un dossier imaginaire. Quand vous voudrez l’essayer sur la ligne de l’étude, l’essai gratuit, c’est 1 200 crédits, environ 20 minutes d’appels, et vous gardez le numéro de votre papier à en-tête.
Appelez-la comme un client le ferait
Composez le numéro ci-dessous et ouvrez un dossier : une vente qui se signe dans six semaines, un testament, un mandat. Coupez-lui la parole, changez de langue, posez-lui une question qu’elle devrait refuser de trancher.
Réponse 24/7 en français du Québec et en anglais. L’essai gratuit, c’est 1 200 crédits, environ 20 minutes d’appels.
AlmaTalk est conçu par ALMA Intelligence Inc., une entreprise canadienne établie à Ottawa, en Ontario. Les enregistrements d’appels sont conservés au Canada (ca-central-1). Voyez les tarifs ou partez de la page d’accueil.