L’appel de 21 h
Votre équipe est partie et la personne veut un rendez-vous demain. Alma répond, propose les plages que vos règles autorisent dans le calendrier connecté, en réserve une et dépose les détails pour le matin.
LES APPELS QUE PERSONNE NE PREND
Le téléphone sonne à 21 h.
Alma répond déjà.
Après les heures, pendant le coup de feu, sur un chantier, avec une cliente dans la chaise. Voici les moments que les entreprises confient à Alma, et ce qu’elle en fait.
CLIENTJe sais qu’il est tard. Pourrais-je avoir un rendez-vous demain?
PAR MOMENT
Six moments
où le téléphone gagne.
Les appels manqués arrivent toujours aux mêmes heures. Commencez par celui qui vous coûte le plus cher.
Trois appels en même temps
Le coup de feu, la semaine de tempête, le lundi après un long congé. Quand la ligne est occupée, Alma prend les appels qui seraient allés à la boîte vocale et transfère les urgences selon vos règles, avec des numéros de secours en ordre.
La cliente dans la chaise
Un salon, une clinique dentaire, un comptoir de service. La personne devant vous garde votre attention pendant qu’Alma répond aux questions sur vos services et note ce dont la personne au bout du fil a besoin.
Le technicien sur un chantier
Les mains dans un mur, sur un toit, sous un évier. Alma répond, recueille l’adresse et le problème, puis envoie les détails par texto selon vos règles pour que le prochain arrêt soit déjà planifié.
Le premier appel à un cabinet
Un cabinet d’avocats, un notaire, un comptable. Alma pose vos questions d’accueil dans le même ordre chaque fois, note le dossier et l’échéance, et remet un résumé à votre équipe avant le rappel.
Le locataire qui a une fuite
La gestion immobilière reçoit les mêmes appels aux pires heures. Alma distingue un radiateur qui coule d’une question de bail, applique votre règle d’urgence pour l’un et prend le message pour l’autre.
PAR MÉTIER
Chaque réception
répond à sa façon.
Alma répond à partir de votre base de connaissances et de vos règles, en français et en anglais, et change de langue en plein appel quand la personne le fait. D’autres langues sont offertes sur demande. Voici ce que ça donne dans six métiers.
Services à domicile
Un tuyau éclate à 6 h. Alma prend l’adresse, demande ce qui coule et transmet l’appel au technicien de garde selon votre règle.
Salons et beauté
Quelqu’un veut une coupe cette semaine avec la même personne. Alma consulte le calendrier connecté, propose les plages que vous autorisez et confirme par texto.
Restaurants
Une table pour six vendredi, et une question sur le sans gluten. Alma répond à partir de vos notes de menu, prend la réservation et transmet la demande spéciale à l’équipe.
Cliniques et cabinets
Un mal de dent depuis hier soir. Alma trouve la prochaine disponibilité, rappelle quoi apporter et marque l’appel comme urgent pour que l’équipe le voie en premier.
Cabinets juridiques et notaires
Un premier appel au sujet d’un dossier. Alma pose vos questions d’accueil, note l’échéance et vous laisse les conseils.
Gestion immobilière
Un locataire signale une panne de chauffage un dimanche. Alma applique votre règle d’urgence, joint la personne de garde et laisse le reste pour lundi.
CE QUE COÛTENT LES APPELS MANQUÉS
Combien vous coûtent
les appels manqués?
Entrez vos propres chiffres. Le calcul au complet reste sur la page et chaque hypothèse est nommée, parce qu’il s’agit d’une estimation et non d’une mesure.
Nous n’avons pas de taux de réservation mesuré à vous donner, et personne n’en a un pour votre entreprise. 20 % est un point de départ prudent. Un appel manqué n’est pas toujours un client : ce peut être un fournisseur, un mauvais numéro ou quelqu’un qui a déjà réservé ailleurs. Mettez votre propre chiffre.
CE QUE CES APPELS POURRAIENT VALOIR
environ 16 600 $ CA
par année, premières visites seulement
PAR MOIS
environ 1 390 $ CARÉSERVATIONS PAR SEMAINE
1,68 appels manqués par semaine x 20 % = 1,6 réservation par semaine, à 200 $ CA chacune, sur 52 semaines. Visites par client : 1.
Répondre à ces appels représente environ 46 minutes par mois, à 80 secondes par appel pris, notre moyenne sur les appels que nous avons mesurés.
La formule : appels manqués x taux de réservation x 52 semaines x valeur du contrat x visites par client.
Une estimation, pas une promesse. Ce que vous récupérez vraiment dépend de qui appelle, de vos disponibilités au calendrier et de votre suivi. Tout le calcul se fait dans votre navigateur : rien de ce que vous entrez n’est enregistré, ne nous est transmis, ni n’est ajouté à votre demande de démo.
Obtenir ma démo gratuitePOUR ALLER PLUS LOIN
Lisez la page écrite
pour votre entreprise.
Chacune couvre les appels, les questions et les règles de ce métier.
Par métier
Salons de coiffure et beautéPlombiers et services à domicileRestaurantsCliniques médicales et dentairesCabinets d’avocatsNotairesGestion immobilièreAteliers mécaniques
Notaires
Ateliers mécaniquesPar besoin
Prise de rendez-vous par téléphoneBilingue, français et anglaisRéponse après les heuresComparée à la boîte vocale
Prise de rendez-vous par téléphone
Bilingue, français et anglais
Réponse après les heuresCertaines de ces pages sont en anglais. Votre métier n’est pas là? Alma apprend les services, les questions et les règles de n’importe quelle réception. Dites-nous comment la vôtre fonctionne et nous la bâtissons ainsi.
COMMENT COMMENCER
Commencez par un moment.
Ajoutez le reste ensuite.
La démo est une Alma gratuite et fonctionnelle, bâtie pour votre entreprise à partir de vos réponses, sous réserve de la révision de notre équipe et de la compatibilité avec votre entreprise. La démo dure 7 jours, et vous pouvez demander plus de temps depuis votre tableau de bord. Vingt minutes d’appels, aucun paiement.
01
Demandez votre démo
Dites-nous votre métier, vos services et les questions que votre clientèle pose. Notre équipe bâtit votre Alma et vous envoie le numéro à composer.
02
Appelez-la et testez-la
Posez les questions difficiles que vos vrais clients posent. Changez l’accueil, les règles et les heures jusqu’à ce qu’elle sonne comme chez vous.
03
Mettez en service un premier moment
Dirigez vers votre numéro Alma les appels après les heures, ou ceux qui entrent quand la ligne est occupée. Votre ligne principale reste telle quelle.
04
Puis confiez-lui le reste
Quand les résumés vous conviennent, transférez une plus grande part de la journée. Appels, textos et courriels arrivent dans une seule boîte que votre équipe peut lire.
Vos questions sur la mise en service d’Alma.
Quels appels lui confier en premier?
Ceux que personne ne prend aujourd’hui : après les heures, la fin de semaine et les appels qui entrent quand la ligne est occupée. Votre ligne principale ne change pas, et vous lisez chaque transcription avant de lui en confier davantage.
Mon métier n’est pas dans la liste.
Alma travaille à partir de la base de connaissances et des règles que vous lui donnez, quel que soit le métier. Dites-nous comment votre réception fonctionne au moment de demander la démo et nous la bâtissons ainsi.
Alma peut-elle prendre le rendez-vous pendant l’appel?
Oui, une fois le calendrier connecté. Alma fonctionne avec Google Agenda, Microsoft Outlook, Cal.com et Calendrier Apple, propose seulement les plages que vos règles autorisent et inscrit le rendez-vous.
Que se passe-t-il quand la personne veut parler à un humain?
Alma transfère selon vos règles, et vous pouvez classer des numéros de secours pour que l’appel tente la personne suivante. Si personne n’est disponible, elle prend le message et vous envoie le résumé.
Qu’est-ce que je vois après un appel?
Chaque appel laisse une transcription, un résumé et le ton de la personne qui a appelé. Vous recevez un courriel de synthèse quotidien, et votre équipe lit les appels, les textos, les messages WhatsApp et les courriels au même endroit.
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